Asiakaskorttipalvelun tietosuojaseloste
Päivitetty 15.10.2026. Tämä seloste koskee verkkolomakkeella tehtävää kanta-asiakasrekisteröintiä ja puhelimen selaimessa käytettävää QR-asiakaskorttia.
Rekisterinpitäjä ja yhteydenotot
Vuoksen Systema Oy, Y-tunnus 0434262-2
Tainionkoskentie 68, 55120 Imatra
myynti@vuoksensystema.fi · 05 43 65 555
Mihin tietojasi käytetään?
Käytämme tietoja asiakkuuden perustamiseen ja tarkistamiseen, päällekkäisten asiakkuuksien ehkäisemiseen, asiakaskortin toimittamiseen, kanta-asiakasetujen toteuttamiseen ja asiakaspalveluun. Asiakaskortin QR-koodi sisältää asiakasnumeron, jolla myymälän kassa tunnistaa asiakkuuden. Rekisteröityminen ei ole markkinointitilaus.
Yksityisasiakkaan käsittely perustuu hänen pyytämänsä asiakassuhteen ja korttipalvelun toteuttamiseen sekä sitä edeltäviin toimenpiteisiin. Yrityksen yhteyshenkilön tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella yrityksen asiakkuuden hoitamiseksi. Palvelun turvallisuuden ja väärinkäytösten ehkäisemisen tarpeelliset merkinnät perustuvat oikeutettuun etuun. Lakisääteisten velvoitteiden edellyttämä käsittely arvioidaan erikseen.
Mitä tietoja käsitellään?
- Yksityisasiakkaalta nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.
- Yritysasiakkaalta lisäksi yrityksen nimi, Y-tunnus ja osoite sekä yhteyshenkilön nimi.
- Asiakasnumero, kanta-asiakkuus ja asiakkuuteen liittyvät alennustiedot, rekisteröinnin käsittelytila, hyväksyntä- ja käsittelymerkinnät sekä kortin aktivointikoodi.
- Verkkopalvelun tekniset tiedot, kuten IP-osoite ja palvelun toiminnan ylläpitotiedot, palveluntarjoajan käsittelyn mukaisesti.
Tiedot saadaan asiakkaan lomakkeelta ja asiakkuuden tarkistuksessa Vuoksen Systeman olemassa olevasta asiakasrekisteristä. Pakollisia tietoja tarvitaan asiakkuuden tarkistamiseen ja kortin toimittamiseen; ilman niitä rekisteröintiä ei voida käsitellä.
Missä tietoja käsitellään?
Rekisteröintilomake välitetään Netlify Forms -palvelun kautta myymälän sähköpostiin. Henkilökunta tarkistaa rekisteröinnin ja asiakkaan oikeuden asiakkuuteen. Hyväksytyt tiedot tallennetaan Vuoksen Systeman asiakasrekisteriin ja asiakkaalle toimitetaan oman verkkokortin avaava linkki Microsoft 365 / Outlook -sähköpostin kautta. Rekisteröinnin käsittelyyn ja virheistä palautumiseen tarvittavia tietoja säilytetään yrityksen työasemalla. Tietoja varmuuskopioidaan työasemalle ja salattuina yrityksen verkkolevylle.
Tietoja käsittelevät asiakkuuden hoitamiseen valtuutetut henkilöt ja käytetyt tekniset palveluntarjoajat tehtäviensä mukaisesti. Tietoja ei myydä eikä korttirekisteröintiä käytetä markkinointiluvan myöntämiseen.
Netlify ja sähköpostipalvelun toimittajat voivat käsitellä tietoja myös EU/ETA-alueen ulkopuolella. Siirroissa käytetään palveluntarjoajien tietojenkäsittelysopimusten mukaisia suojatoimia. Netlifyn sopimus kuvaa EU–US Data Privacy Framework -järjestelyn ja tarvittaessa Euroopan komission vakiosopimuslausekkeet. Lisätietoja: Netlifyn tietojenkäsittelysopimus ja Microsoftin tietojenkäsittelysopimus.
Kuinka kauan tietoja säilytetään?
| Aktiivisen asiakkaan tiedot | Asiakkuuden ajan ja niin kauan kuin niitä tarvitaan asiakkuuden hoitamiseen. Asiakkuuden päättyessä tarpeettomat tiedot poistetaan. Lakisääteisesti säilytettävä lasku- ja kirjanpitoaineisto käsitellään erikseen. |
|---|---|
| Käsitellyt rekisteröintilomakkeet ja sähköposti-ilmoitukset | 90 päivää käsittelyn päättymisestä. Tämän jälkeen ylimääräiset lomake- ja viestikopiot poistetaan käytössä olevista järjestelmistä. |
| Hylätty rekisteröintipyyntö | 90 päivää hylkäyksestä, minkä jälkeen pyynnön tarpeettomat henkilötiedot poistetaan. |
| Käsittelyn tekniset merkinnät | Asiakasnumeroinnin, päällekkäisen käsittelyn eston ja keskeneräisten rekisteröintien selvittämisen vaatiman ajan. Merkinnät minimoidaan, kun täydellisiä tietoja ei enää tarvita. |
| Varmuuskopiot | Korttipalvelun omia paikallisia ja salattuja verkkolevykopioita säilytetään 30 päivää. Poistettu tieto voi esiintyä tänä aikana varmuuskopiossa; sitä ei palauteta aktiiviseen käyttöön ilman poistojen huomioimista. Sähköpostipalvelun palautuskopioihin sovelletaan sen erillisiä säilytyskäytäntöjä. |
Verkkokortti puhelimessasi
Verkkokortti avataan sähköpostissa saamastasi korttilinkistä puhelimen selaimessa. Voit lisätä kortin puhelimen aloitusnäyttöön korttisivun ohjeella. Asiakasnumeron sisältävä aktivointikoodi tallennetaan käyttämäsi selaimen paikalliseen tallennustilaan. Korttisivun tiedostoja tallennetaan laitteellesi, jotta kortti avautuu myös ilman verkkoyhteyttä. Korttisivu ei käytä mainonnan seurantaa tai valinnaisia seurantaevästeitä.
Voit poistaa kortin selaimesta kortin asetuksista. Tämä ei poista asiakkuutta Vuoksen Systeman asiakasrekisteristä. Asiakkuuden päättämistä ja tietojen poistamista voit pyytää myymälästä. Säilytä aktivointikoodi ja korttilinkki omana tietonasi.
Oikeutesi ja poistopyynnöt
Voit pyytää tietojesi tarkastamista, korjaamista, poistamista tai käsittelyn rajoittamista. Sinulla on tilanteesta ja käsittelyperusteesta riippuen oikeus vastustaa käsittelyä sekä saada tiedot siirrettyä järjestelmästä toiseen.
Lähetä pyyntö osoitteeseen myynti@vuoksensystema.fi tai asioi myymälässä. Varmistamme tarvittaessa henkilöllisyytesi tai oikeutesi edustaa yritystä. Vastaamme ilman aiheetonta viivytystä, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa. Jos pyyntö vaatii lisäaikaa tai kaikkea tietoa ei voida poistaa, kerromme syyn ja jatkokäsittelystä.
Voit saattaa asian tietosuojavaltuutetun toimiston käsiteltäväksi.
Hyväksyntä ja suojaus
Henkilökunta vahvistaa asiakkaan oikeuden asiakkuuteen ennen kortin aktivointia. Asiakasvertailu tukee päätöstä; rekisteröintiä ei hyväksytä pelkän automaattisen osuman perusteella. Tietoja suojataan käyttöoikeuksilla ja suojatuilla yhteyksillä. Verkkolevylle tallennettavat varmuuskopiot salataan. Kortin aitous tarkistetaan selaimessa sen sähköisen allekirjoituksen avulla ennen QR-koodin muodostamista.